Hitta din målgrupp

Du kan bara bygga ett tydligt och attraktivt varumärke genom att vara överens med andra inom organisationen om vad ni står för. Om ni springer i varsin riktning får ni aldrig något fokus. På samma sätt måste ni vara överens om vilken typ av människor företaget behöver de närmaste åren. Det här är vad behovsanalysen och kravspecifikationen handlar om.

I det här kapitlet kommer vi att gå in på själva rekryteringen och hur du hittar din målgrupp, men givetvis måste du först ha koll på företagets behov i stort. Det är bara genom att titta på den stora bilden du förstår vad du letar efter här och nu. Det här är en fråga för vd och ledningsgruppen och jag tar upp det senare i boken, under kapitlet Samsyn om framtiden på sidan 60.

Det bästa exemplet när det kommer till att ha samma bild av behoven stötte jag på när jag mönstrade till lumpen. På två dagar skulle Försvarsmakten genom ett antal övningar, tester och intervjuer ta reda på vilka placeringar vi skulle få. Spännvidden mellan uppgifterna var som dag och natt, så det gällde verkligen att hitta rätt person för jobbet.

Att de i nästan nio fall av tio lyckades med placeringen, så att majoriteten fullföljde värnplikten, var fantastiskt träffsäkert. Men det här var inget de gjorde genom att gissa. De följde tydliga kravspecifikationer, tog sina testresultat på allvar och visste exakt vilka människor som behövdes på de olika placeringarna.

Rekryteringsprocessen i korthet

Det här är ingen rekryteringsbok, men jag vill ändå ge dig en enkel överblick och visa hur en rekryteringsprocess kan se ut.

Det bästa du kan börja med är att göra en övergripande analys av organisationens behov de kommande tre åren. Därefter tar du fram en kravprofil för den aktuella tjänsten, funderar på vad det är du erbjuder en talangfull kandidat, skriver jobbannonsen och använder den i en kanal som når ut till din målgrupp. Nästa steg är att göra ett första urval bland de som sökt tjänsten och genomföra en intervju, allra helst genom att ses. Under den stämmer du av deras kompetens samtidigt som ni kan prata om era förväntningar.

Beroende på hur kritisk rekryteringen är kan det bli tal om fler intervjuer. Ibland genomförs psykologiska tester och arbetsprov för att med hjälp av mer objektiva mått bekräfta att det här är rätt person. Det sista steget innan det är dags att skriva avtal är att ta referenser på personen.

En kravspec för framtiden

När vi funderar på människorna vi redan har med oss, och dem vi vill locka till företaget, tittar vi på två delar. Det första är deras prestation. Den brukar vara enkel att analysera eftersom den visar vad de har gjort eller gör i dag. Den andra delen är deras potential. Den berättar vad de skulle kunna göra om de bara får rätt förutsättningar. Potentialen är ofta betydligt svårare att identifiera, men det är också här den outnyttjade kraften gömmer sig.

Att rekrytera människor handlar alltid om det som kommer, för så snart personen börjar sin anställning är allt som har hänt hittills historia och en del av startblocket. Därför kan du gärna inspireras av tidigare framgångsfaktorer, men för att klara av framtiden måste du just blicka framåt. Det intressanta är vart ni ska och resan ni ska göra tillsammans.

Vi kommer att djupdyka i prestationer och potential om en stund. Just nu räcker det med att du vet om att de finns.

Fem faktorer som hjälper dig

Oavsett om det gäller att sätta samman jobbannonsen eller intervjua den sökande finns det några saker du bör tänka på vid alla rekryteringar.

1. Motivation

Har du lust att hjälpa mig med en grej? Vi ska slå upp tusen tält och allt måste vara färdigt inom fyra dagar.

De flesta människor skulle tacka nej till ett sådant erbjudande eftersom de inte ser poängen. De saknar alltså motivationen som krävs för att göra jobbet.

Därför finns det många som drömmer om att bli golfproffs men betydligt färre som blir det. De är inte beredda att slå hink efter hink med bollar, dag ut och dag in, eftersom det är alldeles för tråkigt och oinspirerande.

Tillbaka till tälten igen. Vad skulle du säga om jag formulerade om frågan?

Har du lust att hjälpa mig med en sak? Vi ska slå upp tusen tält och allt måste vara färdigt inom fyra dagar. Vi kommer nämligen att ta emot åttatusen skrämda och utsatta människor som flyr undan kriget. Ett gäng företag från trakten har gått samman för att hjälpa till att skaffa fram all mat och de nödvändigheter som behövs. Nu återstår bara att ge människorna någonstans att bo. Vill du hjälpa oss att fixa det?

Din uppgift som ledare är alltid att hitta anledningen till varför medarbetarna ska anstränga sig. Att ge dem vad som behövs för att trigga motivationen. Tänk på det här redan när du sätter samman jobbannonsen. Vad finns det i tjänsten och på företaget som kan locka någon att skicka in en ansökan?

Bara för att en person är utbildad och antagligen kan någonting betyder det inte att den vill göra det. Samtidigt kan en stark motivation ofta kompensera för bristande kunskap och erfarenhet. Därför är motivationen den viktigaste faktorn vid alla rekryteringar.

Som en parentes kan jag nämna att medarbetare, utifrån en lista med tio anledningar, ofta säger att deras motivation styrs av den uppskattning de får, om de blir förstådda och om de känner en tillhörighet. Tyvärr tror chefer att just de sakerna ligger längst ner på medarbetarnas lista. Istället är de övertygade att saker som högre lön är mycket viktigare än vad de egentligen är.

2. Begåvning

Med begåvning, intelligens, menar jag förmågan att snabbt fungera och lösa uppgifter i en ny terräng. Det viktiga ordet i den meningen är snabbt. De flesta människor kan lära sig många saker om de bara får tid på sig. Den stora skillnaden är att begåvade människor behöver en betydligt kortare startsträcka.

En begåvad ekonom har lättare för att dra slutsatser utifrån nya siffror och kunna förklara hur de olika delarna påverkar varandra. En bra ledare fungerar även i en snabbrörlig värld och gör det komplexa lätt att förstå för personalen.

Ibland får jag höra att det är orättvist att rekrytera baserat på begåvning. Jag förstår det. Vi vill så gärna tro att alla människor har samma möjligheter, men det stämmer inte. Precis som en elitidrottare behöver ha en särskild fysik kräver en del yrken och företag en särskild begåvning.

3. Personlighet

När vi mäter personligheten handlar det om att vi vill kunna förstå mer av hur en person kan tänkas handla i olika situationer som rör jobbet. Det här är svårt och ett testresultat klarar inte av att ge hela bilden, även om själva testet har god kvalitet.

I dag vill många också förstå mer kring det som kallas emotionell intelligens (EQ). Med det menar vi hur bra en person är på att hantera sina egna och andras känslor, att ha relationer, att motivera sig själv och att bry sig om andra.

Jag brukar säga att personlighet till stor del handlar om att ta reda på vad människor har medvind i. Om vi utvecklar våra styrkor – det vi har talang för – blir jobbet både enklare och roligare. Visst kan vi arbeta med annat, men då blir motståndet större och uppgiften tråkigare.

Rekryterare brukar säga att du får jobbet tack vare ditt cv och förlorar det på grund av din personlighet. Det är sällan bristen på kunskap som gör att vi får sparken. Betydligt oftare handlar det om att personligheten orsakar konflikter i gruppen.

Genom att ta referenser på de sökande kan du stämma av om din uppfattning stämmer överens med tidigare arbetsgivares. Du får även veta mer om hur kandidaten har löst liknande situationer som du vet kommer att finnas hos dig.

4. Erfarenhet

Det finns ett gammalt hr-ordspråk som säger att past behaviour predicts future behaviour. Genom att förstå hur personer har agerat tidigare kan vi förutse vad de kommer att göra i liknande situationer framöver. Det viktiga är just hur de agerade – inte vilken titel de hade på visitkortet.

Här gäller det att vara försiktig eftersom dåtid är just dåtid. Mycket kan ha förändrats sedan sist. En människa som en gång passade bra i en roll behöver inte göra det nu.

Att rekrytera enbart baserat på tidigare erfarenheter och yrkestitlar är som att backa sig in i framtiden. Framgång i en tidigare roll betyder inte automatiskt framgång när personen byter till samma roll i ett annat företag.

5. Utbildning

Det minst viktiga för din framgångsprognos är faktiskt utbildningen. Det lustiga är att många företag gör tvärtom och sätter utbildningen som det främsta kravet. Vi ska ha en ingenjör. Om vi bara får det löser sig resten.

Visst kan medarbetaren behöva vara ingenjör för att förstå uppgiften och vad företaget jobbar med, men ofta är det inte viktigare än så. Utbildningen ska ange en lägsta nivå för vad du förväntar dig att personen ska ha med sig gällande teoretisk kunskap.

Ta fram kravprofilen

Här nedanför har du några av frågorna jag själv använder vid rekryteringar. Med hjälp av dem tar du fram en kravprofil som hjälper dig på flera sätt.

Den berättar vad som måste ingå i jobbannonsen. Den är även ett stöd när någon ringer och ställer frågor om tjänsten. Den visar vad du behöver tänka på när du går igenom ansökningarna. Den förklarar också vad diskussionen bör utgå från när du träffar kandidaterna.

Om företaget

Identifiera nuläge, mål och utmaningar. Tanken här är att måla upp den större bilden för att visa i vilken riktning företaget är på väg. Det beskriver också några av de hinder och möjligheter det kan stöta på.

Om tjänsten

Vilka är de strategiska målen? Lyft blicken och titta på vad du vill att tjänsten ska leda till för dig, avdelningen och företaget om tre år.

Vilka är utvecklingsmöjligheterna? Är tjänsten en återvändsgränd? Vilken typ av utveckling kan företaget erbjuda?

Om medarbetaren

Inom vilka områden är det viktigt att personen har erfarenhet, en särskild motivation och drivkraft?
Hur snabbt ändras förutsättningarna på din marknad? Hur bra behöver personen vara på att lösa utmaningarna som ingen ännu vet om?

Några vanliga fel

Många företagare verkar se jobbannonser som filter eller hinderbanor. Om de gör annonserna tillräckligt krävande intalar de sig att de kan locka till sig rätt människor direkt. Då slipper de göra tidsödande intervjuer och arbetsprover med människor de ändå inte vill ha.

Det finns flera problem med den inställningen. En risk är att du skrämmer bort dem du egentligen behöver. Om du söker någon med fem års erfarenhet och de som läser annonsen bara har fyra kanske de struntar i att höra av dig. Frågan är varför någon med fem års erfarenhet skulle göra ett bättre jobb än den med fyra. Kan du bekräfta att det verkligen är så, eller gissar du?

Ett annat problem är att kvinnor betydligare oftare verkar se jobbannonser som listor med absoluta krav, medan män oftare uppger att de struntar i vad som står där och söker ändå. Därför är det bra om du inte gör annonsen för nischad och krävande.

Du kan också gå på minan att leta efter en ersättare för den som ska sluta, istället för att fundera på vad du behöver framåt.

En handbok om talent management

Det här är ett utdrag från boken Människor till låns. Det är en handbok för ledare på alla nivåer som visar hur och varför du ska ta hand om människorna omkring dig. En guide som hjälper dig se till att medarbetarna trivs, utvecklas, stannar kvar och bidrar till företagets framgång.

Köp boken

Köp boken hos Adlibris Köp boken hos Bokus

Du kan även mejla din postadress till henrik@heslykdevelopment.com så skickar jag dig ett kostnadsfritt exemplar.